ИТ консалтинг для сети магазинов Алкотека

Проект – это продолжение системного взаимодействия с Алкотекой, выражающийся в постоянном поэтапном анализе, сопровождении и взаимовыгодном сотрудничестве с бизнесом.

За два года до старта текущих работ мы проводили обследование ИТ блока компании. Для компании Алкотека этот период являлся отправной точкой для серьезного масштабирования в рамках нескольких регионов с планами выхода на большую долю рынка. По результатам выполнения того этапа работы мы определили возможные сценарии развития блока ИТ и потенциальные проблемы роста.

При реализации текущего этапа взаимодействия, были выявлены ранее спрогнозированные проблемы в блоке ИТ – при наличии достаточно высокого потенциала развития команды блока ИТ, все равно возникали трудности как в скорости решения проблем, сложности в информационных системах, так и в части работы ИТ-инфраструктуры.

Уточнения ожиданий и требований заинтересованных сторон;
Определение проблемы;
Формирование сценариев решения проблем;
Формирование содержания, плана и бюджета для проекта изменений.

По своей сути данный проект – это проект консалтинга. Как и любой проект консалтинга мы проводим его по определенной технологии:

Пример из проектного решения

Анкетирование;
Интервью;
Анализ документации. Как правило это стратегия компании, регламенты работы ИТ и прочие документы.

Цель этапа – определить ожидания и требования, которые предъявляются со стороны руководства и основных потребителей результатов работы блока ИТ к команде блока. Важность данного этапа сложно переоценить, так как именно здесь выявляются как цели бизнеса, так и видение потребителей результатов по проблемам с ИТ.

Для проведения сбора и анализа результатов мы используем несколько общепринятых методик.

Для сбора информации:

Реальные проблемы, а не только снять симптоматику;
Эффекты от работы блока, и на каких результатах бизнес хочет получить эти эффекты.

Для анализа мы используем методологию SCORE-анализа, которая позволяет выявить:

В результате мы получаем представления, по ожиданиям проблемной области, что позволяет в дальнейшем определить разрывы.

Цели компании и бизнес-подразделений;
Требования бизнеса к ИТ, направленные на реализацию бизнес-целей;
Информация о проблемах, которые видит бизнес при работе с ИТ.

В Алкотеке мы так же запустили анкетирование по руководителям компании и провели серию интервью с руководителями бизнес-подразделений. В результате были выявлены:

Пример из проектного решения

Полноту охвата целей и проблем;
Дальнейшую стыковку целей ИТ и процессов, по которым должен работать эффективный блок ИТ.

При формировании карты целей ИТ мы берем за основу COBIT, как набор лучших практик в части управления информационными технологиями. Полученная от бизнеса информация накладывается на отраслевой стандарт. Такой подход обеспечивает:

Пример из проектного решения

Следующим этапом работ в Алкотеке было выявление реальных проблем в работе ИТ блока. Информация по проблемам с ИТ, собранная с бизнес, проверялась при интервьюировании руководителей ИТ и изучении регламентирующей документации.

Непонимание целей бизнеса. Этот набор проблем приводит к тому, что решаемые ИТ задачи не направлены на достижение целей компании. Нет фокуса на тех задачах и проектах, которые реально необходимо сделать. Некачественная работа с бизнес-целями может привести к неадекватной системе управления ИТ. В Алкотеке данный тип проблем не был выявлен.

Несовершенство процессов ИТ. В Алкотеке мы столкнулись с тем, что несмотря необходимость реализации ряда проектов в части развития ИТ систем, такие проекты или не запускались, или были плохо управляемы. Основной проблемой было то, что не был внедрен процесс Управления изменениями, который позволял, во-первых, выявлять потребность в изменениях, во-вторых, доводить данные изменения или до реализации, или до проектных инициатив.

Нехватка сотрудников. «Классическая» проблема большинства компаний. Несмотря на то, что вопрос цифровизации бизнеса актуален как никогда, инвестиции в развитие ИТ рассматриваются далеко не в первую очередь. Это касается и увеличения ресурсов.

Низкие компетенции. Выявление данного типа проблем мы проводим через оценку ключевых сотрудников. Как правило, для оценки используем платформу бихайв.

Несбалансированная орг структура. Организационная структура – это структура полномочий и ответственности. Если организационная структура не работает или работает только на «бумаге», говорить о системной работе подразделений и возможности делегирования полномочий и ответственности, не приходится.

На этом этапы мы провели общение с ИТ директором компании и ключевыми специалистами, изучили регламентирующую документацию по процессам, организационную структуру блока, описание архитектуры ИТ-систем и ключевые блоки в части ИТ-инфраструктуры.
Ключевая задача – определить «узкие места».

В части управления, как правило, типов проблем несколько:

Пример из проектного решения

Кроме проблем на стороне ИТ, была выявлена проблема и в бизнесе – слабая инициатива отдельных бизнес-направлений в части автоматизации своей деятельности.

Пример из проектного решения

На основании всей собранной информации мы проработали несколько сценариев решения выявленных проблем. Это необходимо, чтобы выбрать оптимальный для компании.

При этом мы понимали, что для исправления ситуации не имеет смысла внедрять все процессы полноценно. Достаточно наладить ряд базовых процедур, чтобы компания получила ощутимые эффекты.

Кроме процессов, была выявлена существенная проблема в архитектуре одной из ключевых ИТ-систем. Проблема явилась следствием ситуативного развития функционала системы. Для решения данной проблемы был выработан сценарий поэтапного перехода с самописной системы на отраслевые решения, где большое количество функционала, требуемого для развития, уже реализовано.

В Алкотеке одной из ключевых проблем было отсутствие базовых процессов управления ИТ:

1. Управление изменениями;
2. Выявление требований;
3. Управление отношениями;
4. Управление программами и проектами.

Это приводило к тому, что, во-первых, не возникала рабочая коммуникация бизнеса и ИТ, во-вторых, ИТ блок работал с задачами от бизнеса в режиме сопровождения.

По результатам выбора оптимального сценария решения проблем мы сформировали содержание будущего портфеля проектов, направленного на достижение комплекса целей:

1. Повышение управляемости ИТ;
2. Устранение функциональных разрывов в ИТ-системах;
3. Решение проблем, связанных с ИТ-инфраструктурой.

Заказчик получил несколько артефактов:

1. Развернутый анализ проблем и их причин в части работы блока ИТ, структурированный по:
a. Целям;
b. Процессам;
c. Архитектуре информационных систем;
d. Инфраструктуре и информационной безопасности.

2. Основу для проектов по переходу к целевому состоянию ИТ – описание ряда проектов с целевыми результатами, дорожными картами и объемом затрат.

Формирование содержания, плана и бюджета для проекта изменений

Заключительным этапом работы по проекту стало внедрение ключевых процессов управления ИТ:

1. Управление изменениями;
2. Выявление требований.

Команда проекта, совместно с ИТ блоком Алкотеки, разработала карты процессов и автоматизировала их в системе управления ИТ Алкотеки, что позволило:

1. Наладить учет обращений, их классификацию и маршрутизацию;
2. Получать отчетность по объему задач от бизнеса в ИТ и производительности ИТ блока.

Данные результаты позволили объективно оценивать необходимое количество ресурса на автоматизацию бизнес-процессов, а также приоритезировать его.